5.2 Подготовка презентации

            Компьютерная презентация представляет собой самостоятельный жанр представления результатов исследования, развивающийся уже более 20 лет и, поэтому, имеющий определенные традиции.

            Презентации могут работать как автономно, так и параллельно с вашим выступлением, являясь иллюстративным материалом для него. Нас интересует второй вариант, так как в практике исследовательской деятельности он встречается намного чаще первого.

            Хорошо подготовленная презентация отвечает нескольким условиям.

  1. Она помогает докладчику выстраивать свое выступление, являясь официально разрешенной «шпаргалкой». Естественно, использование презентации не подразумевает ее дословное повторение. Презентация  только иллюстрирует выступление, но не дублирует его.
  2. Она расширяет представление аудитории по теме выступления, в первую очередь за счет включения мультимедийного контента (рисунки и фотографии, анимация (не должна быть слишком активной), звуки, видео), в то же время, она не должна отвлекать слушателей от собственно выступления излишней зрелищностью.

При подготовке презентаций можно опираться на следующие положения.

Имейте в виду, что презентация оценивается не только как дополнение к вашему выступлению, но и является отражением вашей личности (стильная и логичная презентация расположит аудиторию к вам, а безвкусная и хаотичная вызовет неосознанное неприятие всего выступления).

Использование стандартных заготовок и фонов, входящих в комплект поставки редактора презентаций, лишает вашу работу собственного лица, хотя и заметно сокращает время на ее изготовление. Расширить количество используемых фонов можно за счет поиска в сети Интернет (полезно искать картинки размером с экран, для которого подготавливается презентация: 1024×768, 1280×1024 px, и т.п.), наконец, оригинальный фон можно нарисовать в графическом редакторе.

Избегайте излишней пестроты: три основных цвета и три основных варианта начертания шрифта, необходимый минимум эффектов анимации внутри отдельных слайдов и единственный вариант перехода между слайдами. Данное правило особенно важно для презентации данных  учебных исследований: общение в научной среде, пусть даже и среди юных исследователей, имеет свой стиль и традиции. Излишняя «красивость» и переизбыток спецэффектов вызовут лишь недоумение аудитории.

Фон на всех слайдах должен быть единым, не слишком ярким и сочетаться с цветом текста. Текст должен быть хорошо виден, а значит, написан контрастным цветом и достаточно крупно.

Старайтесь делать каждый слайд удобочитаемым, не пытаясь уместить на нем слишком много информации. Лучше разбить информацию на несколько слайдов с крупным текстом и 1-2 иллюстрациями. Если количество слайдов лимитировано внешними причинами, следует более строго подойти к отбору текста и иллюстраций.

Оптимальным объемом презентации считается 24 традиционных слайда, если презентация умещается в 16 слайдов — еще лучше, ну а 12 и менее слайдов — это то, что редко встречается и крепко запоминается. Сейчас появляются презентации следующего за Powerpoint’ом поколения, которые позволяют делать слайды еще в несколько раз более компактными: вместо трех десятков слайдов достаточно четырех-пяти.

Еще одно правило, которое тем важнее, чем чаще им пренебрегают. Оно гласит: смерть тексту! А точнее, смерть любому тексту, кроме абсолютно необходимого. Толку в нем меньше, чем думает подавляющее большинство презентеров, населяющих слайд за слайдом списками с «буллетпойнтами» (значками–маркерами слева от начала абзаца). Читать страницу за страницей и запоминать текст совсем непросто (а уж читать с экрана, так и вовсе пытка), не говоря о том, что голое чтение никого не убеждает. В старое время, когда презентации делали профессионалы, это правило соблюдалось неукоснительно: количество текста в презентациях докомпьютерной эпохи составляло 35%. Сейчас оно доходит до 80%. Словом, весь ненужный текст, следует оставить либо для устного выступления, либо заменить его иллюстративным материалом: графиками, картинками и т.д.

Проведите оптимизацию мультимедийного контента – уменьшение фотографий до размеров (в пикселях) меньше экрана презентационного компьютера (800×600 пикселей – отличный размер фотографии практически для любой презентации), используйте небольшие по объему видео- и аудио- файлы. Все графические материалы (фотографии, рисунки, иллюстрации и т.д.) встроенные в презентацию, в обязательном порядке подлежат сжатию. Чем меньше («легче») презентация, тем быстрее она будет воспроизводиться на слабых компьютерах и тем меньше риск возникновения ошибок в ходе демонстрации.

Примечания: От размера вставляемых графических файлов напрямую зависит объем всей презентации и, следовательно, скорость ее загрузки при демонстрации. Большинство мультимедийных проекторов демонстрируют на экране картинку шириной не более 800 пикселей (именно в пикселях измеряется размер графического файла). Если на слайде размещается несколько фотографий или фото + текст, то размер каждой иллюстрации по ширине будет 200-400 пикселей. Уменьшить размер графического файла можно в любой компьютерной программе, предназначенной для обработки графики или непосредственно в программе подготовки презентации.Суммарный размер Файла презентации не должен превышать размер 80 Мб.

Старайтесь использовать в презентациях стандартные типы файлов (фото и рисунки – JPG, PNG, GIF; аудио – WAV для Windows – компьютеров WMA; видео – MPG,MP4,   для Windows – компьютеров WMV), все это позволит сделать вашу презентацию относительно независимой от того компьютера, на котором она будет воспроизводиться.

Обратите внимание на используемые в презентации шрифты: старайтесь не использовать редкие и нестандартные, не поставляемые вместе с операционной системой. Наиболее употребляемые и гарантированно присутствующие на любом компьютере: Arial и Times New Roman.

Единственной панацеей, гарантирующей отсутствие технических проблем в ходе презентации, является использование компьютера, на котором данная ваша презентация стабильно работает так, как вам хочется. Для важных презентаций заранее обсудите возможность использования собственного компьютера с техническим специалистом, организующим демонстрацию.

Во избежание проблем не храните на «флэшках» единственную копию своего файла, всегда создавайте и имейте при себе дубли на других носителях или жестких дисках компьютеров.

Все материалы, необходимые для презентации, должны быть собраны в одной папке. Название папки должно соответствовать названию мероприятия. Файлы презентации должны быть названы фамилией и именем выступающего (например, Иванова_Ксения.ppt). Не допускаются названия презентаций типа «презентация1.ppt».

Существует несколько простых правил, которые облегчат выступление:

  • постарайтесь проверить работоспособность  вашей презентации до начала работы на том компьютере, с которого она будет воспроизводиться;
  • постарайтесь самостоятельно управлять презентацией – это сделает ваше выступление более пластичным и независимым от случайных ошибок ассистента; если технические средства для  дистанционного управления презентацией отсутствуют, подавайте команды громко и четко, лучше одними и теми же словами («Следующий слайд, пожалуйста»);
  • и наконец, постарайтесь полностью владеть материалом, собой и аудиторией; в этом случае, независимо от презентации, ваше выступление будет ярким и запоминающимся.